ЦЭТТ

Участие в коммерческих тендерах – настоящий «темный лес» для большинства новичков в закупках. Хотя именно этот способ используется для продажи огромной части товаров и услуг различных направлений.

Разобраться в этой теме не так уж сложно, как может показаться на первый взгляд. Однако сфера закупок не лишена подводных камней. И чтобы участие в тендере было не только безопасным, но и прибыльным, стоит внимательно изучить все аспекты данного процесса.

Что такое коммерческие тендеры

Коммерческими тендерами называют закупки, которые проводятся коммерческими организациями с использованием собственных средств по правилам, не противоречащим ГК РФ. В данном случае заказчик сам определяет условия проведения конкурса, требования к претендентам, алгоритм выявления победителя и другие тонкости – государство не участвует в решении подобных вопросов. Еще одно серьезное отличие коммерческого тендера состоит в том, что его организатор не обязан размещать объявление о подготовке к проведению мероприятия в единой информационной системе.

Для исполнителя участие в коммерческих тендерах также имеет ряд достоинств:

• получение новых заказов;
• дополнение портфолио;
• гарантированный рынок сбыта;
• расширение географии деятельности;
• отсутствие затрат на продвижение.

Есть еще ряд серьезных плюсов участия в коммерческих тендерах, о которых стоит сказать отдельно. К ним относятся низкий уровень конкуренции, быстрая оплата, адекватные сроки и условия исполнения контракта. Также иногда подобный договор предполагает предоплату или аванс.

Кто может участвовать в коммерческом тендере

В большинстве случаев организаторы коммерческих тендеров не устанавливают ограничений по юридическому статусу потенциальных исполнителей.

Для физических лиц предусматриваются такие правила:

• Физлица имеют право зарегистрироваться на электронной торговой площадке и принимать участие в торгах, как и остальные претенденты. Отличие состоит в том, что для физических лиц предполагаются некоторые ограничения и особенности.
• Обычно такие исполнители принимают участие в «простых» закупках, для которых не требуется регистрация ИП или ООО. Это могут быть аукционы по покупке квартир, предоставлению услуг переводчиков, гидов, репетиторов. Отметим, что не существует закрытого списка подобных услуг.
• Физические лица для участия в коммерческих торгах проходят максимально упрощенную аккредитацию на ЭТП. Им требуется предоставить только копию 1–20 страниц паспорта и свидетельство о присвоении ИНН. Кроме того, необходимо ввести свои банковские реквизиты и контактные данные.
• При заключении контракта заказчик сам удерживает НДФЛ с физического лица.
• Для периодического участия в государственных и коммерческих закупках физическому лицу рекомендуется открыть ИП или ООО.

При участии в коммерческих тендерах ИП нужно помнить о таких правилах:

• Предприниматель отвечает по обязательствам всем своим имуществом, даже после закрытия ИП.
• Заказчик сам решает, будет ли учитываться НДС при расчете цены. Используя УСН и не уплачивая данный налог, ИП может попасть в ситуацию, когда из стоимости будет вычтено 20 %. Если в проекте контракта не прописано, как действует заказчик при победе исполнителя на «упрощенке», стоит заранее уточнить данный вопрос.

Как принять участие в коммерческих тендерах

Участие в коммерческих тендерах для начинающих ничем не отличается от процедуры, через которую проходят опытные претенденты. Выделяют такие этапы:

1. Поиск тендера.

   На самом деле, в поиске наиболее подходящего конкурса нет ничего сложного. Главное в этом деле – понимать, в каких именно тендерах вы бы хотели принимать участие. Государственные (по 44-ФЗ) и корпоративные (по 223-ФЗ) аукционы можно отслеживать на сайте единой информационной системы (ЕИС).

   Интересующие коммерческие тендеры найти не так просто. Можно надеяться, что вам придет коммерческое предложение участия в тендере, но лучше взять все в свои руки. В данном случае рекомендуется использовать поисковые системы, поскольку в нашей стране насчитывается несколько тысяч различных коммерческих площадок, на которых размещается информация о тендерах и проводятся закупки. Иными словами, найти информацию о коммерческих тендерах, доступных для участия, вручную достаточно сложно. 

   Всего есть несколько способов поиска коммерческих торгов для участия:

   • Ручной – является наиболее подходящим вариантом для некрупных субъектов бизнеса, редко участвующих в закупках. Обычно они работают с государственными заказчиками.
   • Через специальные программы. Такие сервисы для участия в коммерческих тендерах могут оказывать услуги бесплатно или за деньги. Данный вариант поиска выбирают многие исполнители, поскольку он не требует больших временных затрат и позволяет просматривать конкурсы сразу коммерческой и государственной направленности.
   • Поручение данной работы одному из специалистов компании. В таком случае главное, чтобы сотрудник точно знал, что от него требуется. Поэтому его нужно предварительно ознакомить с доступными сервисами и программами.
   • При помощи сторонней компании. Но здесь нужно понимать, что вам придется предоставить данные о своей организации сторонним людям. Далеко немногие бизнесмены готовы на такой шаг.

   Чтобы быстро найти привлекательный для участия коммерческий тендер, рекомендуется:

   • иметь коды ОКПД, которые используют организаторы при размещении информации о проведении торгов в вашей сфере деятельности;
   • знать ключевые слова, которые заказчики могут указать в описании предмета закупки;
   • научиться пользоваться сохраненными настройками поисковых фильтров, чтобы избавиться от необходимости повторно вручную устанавливать параметры;
   • быть подписанным на RSS-ленту результатов выдачи по настроенным поисковым параметрам;
   • не реже раза в 2-3 дня искать новые сведения о проводимых закупках;
   • регулярно отслеживать изменения информации по выбранной закупке на сайте – в извещение могут быть внесены изменения, даны разъяснения либо закупка может быть вовсе отменена;
   • при регулярном участии в коммерческих тендерах рекомендуется работать с платными поисковыми средствами, чтобы не тратить зря время.

   В нашей стране специалисты говорят о существовании свыше 6 000 различных коммерческих ресурсов, предназначенных для размещения данных и проведения тендеров. Заказчик имеет право выложить информацию на собственном сайте, выбрать для этого любую иную площадку либо отправить потенциальным исполнителям коммерческие предложения на участие в тендере, сформированные по единому образцу. Поэтому ручной поиск закупок при подобном количестве ресурсов требует слишком много времени.

   Читайте также: «Как заключить госконтракт: порядок и нюансы оформления»

   Бесплатный поиск коммерческих тендеров для участия, по отзывам предпринимателей, имеет низкую эффективность. Дело в том, что при таком подходе необходимо регулярно посещать площадки, на которых выкладывается информация. В противном случае вы рискуете упустить аукцион. Во-вторых, ручной режим позволяет постоянно просматривать 10–20 ресурсов, при этом требует немало времени и сил. В-третьих, никто не дает гарантий, что на выбранных вами площадках регулярно будут размещаться интересные коммерческие тендеры.

   Кроме того, обычно бесплатные площадки не позволяют фильтровать закупки по определенным параметрам. Если вас привлекает участие именно в коммерческих тендерах, рекомендуем задуматься над переходом на платный поисковик.

2. Оформление электронной подписи.

   Большинство государственных и коммерческих заказчиков предпочитают проводить часть своих закупок в электронной форме. Для этого оформляется уникальная электронная цифровая подпись (ЭЦП), за счет которой документ получает юридическую силу. ЭЦП представляет собой закодированную информацию, занесенную на специальный носитель. Такая подпись позволяет идентифицировать участника аукциона и его документацию. 

   Чтобы получить ЭЦП, нужно подготовить:

   • паспорт для ИП и уставные документы для организаций;
   • свидетельства о регистрации и постановке на учет, выписку из единого государственного реестра;
   • разрешение на участие в торгах от имени компании-заявителя, выданное лицу, предъявляющему бумаги.

   Электронная подпись оформляется на представителя компании. Подпись (вместе с сертификатом) необходимо в течение нескольких дней предъявить в одном из удостоверяющих центров торговой площадки, после чего она действует год. Обычно компании выбирают для удостоверения ближайшую площадку.

3. Получение аккредитации на торговой площадке.

   Когда определенная торговая площадка выбрана, на ней необходимо пройти аккредитацию. Для этого нужно выполнить такие шаги:

   • Заполнить специальную форму и заявление об открытии счета на сайте площадки.
   • Приложить все необходимые документы в соответствии с обозначенным выше списком.
   • Установить на компьютере специальное программное обеспечение и настроить его для работы на определенной ЭТП.

   Подача документов осуществляется при помощи электронной почты либо участник торгов может принести бумаги лично или отправить по почте, если он выбрал другой формат. Тогда ему необходимо отметить адрес, указанный в извещении о проведении мероприятия. После того как заполненная форма отправлена, в течение пяти дней должно прийти подтверждение. Теперь нужно выбрать наиболее подходящий для участия коммерческий тендер.

4. Перевод средств.

   После выбора одного из коммерческих тендеров потенциальный исполнитель должен перевести средства со своего расчетного счета в любом банке на счет электронной торговой площадки. Не так давно для выполнения этого шага требовалось платежное поручение. Теперь задача участника сильно упрощена – ему не надо создавать платежное поручение, отправлять средства на ЭТП, так как банк сделает все сам в момент открытия счета.

   ЭТП замораживает полученный залог до завершения торгов, после чего возвращает деньги участникам на использованные ранее счета. Электронная площадка сама узнает у банка, есть ли у клиента средства, необходимые в качестве обеспечения. После торгов ЭТП сообщает банку, что можно разблокировать деньги, и клиент снова получает право распоряжаться ими.

5. Подготовка заявки.

   Напомним, что заказчик сам формирует правила и состав документации для участия в коммерческом тендере. Также в его функции входит подготовка инструкции по заполнению заявки. Если такого руководства нет, исполнители могут воспользоваться нормами Закона 44-ФЗ. 

   Заявка на участие в тендере включает в себя:

   • наименование организации, все известные и доступные адреса, контактные телефоны, информацию об учредителях;
   • для ИП – паспортные данные;
   • выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию, полученную не более 6 месяцев назад;
   • решение об избрании или приказ о назначении руководителя;
   • доверенность или ее нотариальную копию, если за участие компании в тендере отвечает ее представитель;
   • дополнительные документы, когда к желающим принять участие предъявляются особые требования, допустим, необходима лицензия или членство в какой-нибудь саморегулируемой организации;
   • копии учредительных документов;
   • предложение участника по цене, качеству, срокам, пр.

   Чтобы заказчик рассмотрел заявку, устанавливается ее обеспечение, размер которого может быть в пределах 0,5–5 % от общей суммы контракта. Нужно понимать, что также организатор имеет право потребовать дополнительные документы. На выбор исполнителя влияют не только предложенные сроки и стоимость работ, но и корректное оформление бумаг. Практика показывает, что исполнителю могут отказать в участии в тендере, если были выявлены ошибки при подготовке документации.

6. Подача заявки.

   Для подачи заявки на участие дается ограниченный отрезок времени. Закон устанавливает, что сроки могут значительно различаться в зависимости от суммы контракта. Если последняя превышает три миллиона рублей, то на подачу заявки дается 20 дней с момента извещения о проведении торгов. Когда речь идет о меньшей сумме, данный период становится равен неделе. Количество дней можно проверить в тендерной документации. Если фиксированные временные рамки нарушены, потенциальный исполнитель лишается возможности на участие в коммерческом тендере.

   Один участник может подать только одну заявку по каждому предмету закупок. Подготовленная документация нумеруется, прошивается, на нее ставят подпись уполномоченного лица и печать. После чего готовая заявка вместе со всеми бумагами запечатывается в конверт и направляется организатору. Адрес отправки прописывается в документах о проведении аукциона. Если речь идет об электронной подаче документов, форма заявки и остальная документация отправляются с закрытым доступом. Иными словами, до начала проверки заявок на участие их просмотр является невозможным.

7. Торги. 

   Когда конверт доставлен к конкурсной комиссии, на нем записывают:

   • название и номер лота;
   • данные о лице, подавшем заявку;
   • адрес претендента и название компании.

   Представителю участника выдают расписку в получении документов. Если заявка подана в электронной форме, у оператора есть час, чтобы присвоить заявке номер и направить исполнителю пронумерованный электронный документ. Последний является подтверждением приема заявки на участие. Далее начинается аукцион, во время которого участники предлагают свои цены или технологические параметры работ.

   Читайте также: «Обеспечение исполнения контракта по 44-ФЗ: обновления от июля 2019»

   Побеждает предложение с наименьшей ценой или лучшим, по мнению заказчика, с технической точки зрения проектом. Чтобы установить победителя, должны проголосовать все члены тендерного комитета. Если голоса разделились поровну, решение остается за председателем или организатором мероприятия. Далее участники узнают о результатах конкурса и получают обратно задаток или банковские гарантии. Последнее правило не распространяется на победителя.

8. Подписание договора. 

   Это финальный этап, который включает в себя пошаговую инструкцию по участию в коммерческих тендерах. Теперь стороны подписывают соглашение на поставку товаров или выполнение работ. Вид торгов влияет на то, каким образом будет заключен контракт. В целом, данная процедура состоит из таких шагов:

   • В течение пяти дней заказчик публикует проект контракта, где указывается цена соглашения и вся информация о товаре.
   • Победителю аукциона также дается пять дней после получения проекта контракта, чтобы подписать данный документ либо отправить заказчику протокол разногласий, если у исполнителя появились замечания.
   • После получения протокола разногласий заказчик в течение трех рабочих дней дорабатывает проект контракта и повторно отправляет его на подпись исполнителю.
   • У победителя есть три рабочих дня на подписание опубликованного проекта контракта своей усиленной электронной подписью. При этом он должен предоставить обеспечение исполнения условий соглашения, согласно нормам закона.
   • Заказчик должен в течение трех рабочих дней после подписания ознакомиться с обеспечением и тоже подписать бумаги.

   Контракт вступает в силу после его официальной публикации в ЕИС.

Распространенные мифы о коммерческих тендерах

Проведение коммерческих тендеров и участие в них приобретает все большую популярность среди предпринимателей, поэтому активно растет объем сведений о таких мероприятиях. Остановимся на наиболее распространенных слухах о такого рода торгах, не имеющих под собой серьезных оснований:

• В нашей стране «все продается», поэтому организаторы тендеров нередко допускают махинации. Подобные подозрения бизнесменов вполне логичны, но сегодня антимонопольная служба активно работает в данном направлении, что серьезно усложняет попытки любых противозаконных действий.
• Никто не поможет, если закон все же был нарушен. Однако у ФАС есть полномочия на пересмотр итогов торгов, если исполнитель может представить доказательства недобросовестности организатора. 
• В торгах могут победить только бывалые игроки рынка. Но если заказчика привлекут условия, предложенные новичком, а при оформлении документов не допущено ошибок, такой исполнитель может конкурировать с известными фирмами.
• Заказчики не готовы вовремя оплачивать работу. Если исполнитель столкнулся с таким нарушением, он имеет право прибегнуть к помощи ФАС для разрешения вопроса.

Какие риски нужно учесть перед участием в коммерческом тендере

Заказчик не всегда обязан подписывать контракт. Коммерческие закупки предоставляют большую свободу, что чревато недостаточной определенностью в некоторых моментах. Потенциальный исполнитель может найти интересный для участия тендер, выиграть его, а организатор не захочет подписывать договор – у него есть на это право в соответствии с составленным им Положением.

Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, соберите информацию о заказчике: сколько он находится на рынке, есть ли арбитражные дела по невыплатам контрагентам, похож ли на фирму-однодневку (массовый адрес или учредитель).

Это все основные правила участия в коммерческих тендерах, о которых организации должны помнить, чтобы быть успешными. Безусловно, у любых торгов есть немало тонкостей, но их не нужно бояться – они станут вам известны, когда вы попробуете принять в участие в подобных мероприятиях.