Из этой статьи вы узнаете:
- Порядок приемки товара по 44-ФЗ
- Правила составления акта и претензионного письма при приемке товара по 44-ФЗ
- Новшества при приемке товара по 44-ФЗ в 2020 году
Порядок приемки товара по 44-ФЗ – это необходимый этап исполнения контракта. Законодательство строго регламентирует данный процесс, поэтому недостаточно просто получить качественный товар, необходимо выполнить все установленные законом процедуры.
В процессе приемки порой требуется подтверждение соответствия товара договору, которое не только зафиксировано на бумаге. Если же выясняется, что поставленная продукция не соответствует договору, то необходимо составить ряд документов. Подробнее об этом поговорим далее.
Порядок приемки товара по 44-ФЗ
Кратко порядок принятия ТРУ можно представить таким образом:
- определение лиц, которые будут заняты в процедуре приемки;
- изучение и проверка товара, в том числе на совпадение сроков поставки с условиями контракта;
- проведение экспертизы принимаемых работ;
- сообщение исполнителю о недочетах, если таковые были выявлены в процессе оценки товара;
- составление отчета, внесение данного документа в ЕИС.
Теперь остановимся более подробно на каждом из перечисленных шагов:
Создание приемочной комиссии
Закон о контрактной системе позволяет организатору торгов перед приемкой товара сформировать отдельный коллегиальный орган. Такая комиссия получает право принимать работы по контракту в целом и результаты отдельных этапов.
Помните! Заказчик сам решает, есть ли необходимость в создании подобного органа в его случае.
Чтобы сформировать комиссию, нужно подготовить соответствующий приказ, где будут перечислены все ее члены. Их должно быть минимум пять человек. Кроме того, необходимо разработать положение, в котором прописан порядок действий комиссии. Еще один важный документ – типовая форма заключения, которая должна использоваться для фиксации результатов приемки по 44-ФЗ.
Данный орган необходим, если приемка товара невозможна без привлечения специалистов из разных сфер. Еще одна ситуация, которая требует создания комиссии, – закупка технически сложной либо дорогой продукции.
Если речь не идет о перечисленных выше ситуациях, лучше отказаться от формирования комиссии. Дело в том, что, согласно ч. 7 ст. 94 ФЗ-44, ее заключение будет иметь юридическую силу лишь при условии, что комиссия всегда собирается в полном составе. Многие организации оказываются не в состоянии выдержать порядок проведения приемки товара по 44-ФЗ и выполнить данное условие.
Проверка комплекта документов по поставленному товару
Заказчик принимает продукцию вместе с бумагами, подтверждающими ее соответствие нормам, установленным на законодательном уровне. Также предоставляются и другие документы, свидетельствующие о качестве товара, а именно сертификат соответствия, специальные клейма, пр.
В соответствии с порядком приемки товара по 44-ФЗ, покупатель должен убедиться, что предоставленный товар и сопроводительные документы отвечают условиям договора по таким пунктам, как:
- название проводимых работ/поставленной продукции;
- количество, качество, другие важные свойства, указанные в документации.
- Проверка количества, ассортимента, комплектности.
Поясним, как именно оцениваются данные критерии:
- Комплектность. Ст. 478 ГК РФ устанавливает, что поставщик передает заказчику продукцию в комплекте, прописанном в положениях заключенного между ними соглашения. Если подобные условия не были заранее оговорены, товар поставляется в стандартном комплекте.
- Ассортимент. Поставку обязательно проверяют по данному критерию, если заказана продукция с определенным соотношением видов, моделей, размеров, цветов, либо в договоре указаны любые другие признаки. Данное правило устанавливает ст. 467 ГК РФ.
- Количество. Товар передается в количестве, согласованном сторонами, при этом учитываются единицы измерения или денежное выражение. Обычно принцип определения количества продукции фиксируется в условиях договора, что установлено в ст. 465 ГК РФ. Помните, если в тексте договора не прописано количество товара, соглашение нельзя считать заключенным.
Проверка итогов работ на предмет соответствия условиям соглашения
Порядок приемки товара, его экспертиза по 44-ФЗ регламентируются ст. 94 данного закона. Остановимся на его основных положениях:
1. Экспертная оценка.
Любые ТРУ важно тщательно проверить. Помимо указанных выше критериев оценки продукции, необходима экспертиза – с ее помощью можно убедиться, что результат работ полностью отвечает условиям договора.
В соответствии с общими правилами, заказчик имеет право организовать оценку своими силами или обратиться за помощью к экспертным организациям. Отметим, что привлечение экспертов является обязательным, когда речь идет о закупке у одного исполнителя.
2. Подготовка отчета.
По результатам экспертизы покупатель формирует отчет, который выкладывает в ЕИС в соответствии с установленным порядком приемки товара по 44-ФЗ. В данном документе должны содержаться сведения относительно:
- исполнения условий соглашения, а именно прописываются итоги этапов работ, их соответствие плану-графику;
- ненадлежащего исполнения/неисполнения договора, при этом необходимо указать установленные нарушения – на этом пункте более подробно остановимся ниже.
Акт и претензионное письмо при приемке товара по 44-ФЗ
Акт составляется не менее чем в двух экземплярах: один остается у покупателя, второй отдается на руки поставщику. Документ сшивается, после чего на нем ставится печать и подписи лиц, состоящих в комиссии. Акт должны подписать покупатель, представители поставщика либо производителя, эксперт. Остальные участники комиссии получают фотографии документа. Если участник приемки не приходит на подписание бумаг либо отказывается от данных действий, то порядок приемки товара по 44-ФЗ требует, чтобы в них была сделана соответствующая отметка.
Акт должен быть подготовлен для каждого образца, участвующего в приемке. В таком случае все присутствующие смогут проверить маркировку товара, состояние его упаковки, количество самой продукции.
После завершения приемки участники получают одинаковые акты со всеми проставленными подписями. Если член комиссии не хочет подписывать акт, в документе делается соответствующая отметка.
В сопроводительных документах, таких как железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, пр., делается отметка, если во время подготовки акта были выявлены несовпадения. После утверждения руководителем акт с сопроводительными бумагами отправляется в бухгалтерию покупателя, где будет рассчитана сумма претензии.
В сопроводительных документах важно указать, что после первичной приемки осуществлялась повторная, по результатам которой был составлен акт по форме ТОРГ-12 либо акт отбора образцов.
Порядок первичной приемки товара по 44-ФЗ предполагает, что покупатель отмечает в накладной все выявленные моменты, которые вызвали у него недовольство. Достаточно часто в накладной не прописан номер партии товара, полная номенклатура либо может не быть прямого подтверждения того, что товар был доставлен вместе с конкретной накладной, паспортом качества и сертификатом соответствия. В таком случае в накладную можно вручную вписать номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия во время первичной приемки.
Покупатель отправляет поставщику претензионное письмо или решение об одностороннем расторжении контракта, сопровождая его копией акта входного контроля и формой ТОРГ-2. Также может прилагаться отчет стороннего специалиста, если его приглашали для экспертной оценки.
Перечисленные документы должны содержать замечания к качеству или количеству поставленной продукции, а также заказчик должен предложить варианты решения проблемы.
Если говорить точнее, то в акте по форме ТОРГ-2 или другом документе зафиксирована доля товара, не соответствующего условиям соглашения. Основываясь на этих сведениях, покупатель подготавливает претензионное письмо и отправляет его поставщику. В нем указываются товары, к которым есть претензии по качеству и количеству, а также прописываются действия поставщика для устранения недостатков.
Порядок приемки товара по 44-ФЗ устанавливает, что в претензионном письме и решении обязательно содержатся:
- тип документа поставки;
- дата и место составления документа;
- наименование фирмы, направившей данный документ;
- ссылка на договор и поставленный товар – указываются наименование, количество, цена, ассортимент, партия;
- перечень требований к исполнителю – заказчик может потребовать для урегулирования вопроса вернуть уплаченную сумму, заменить продукцию либо устранить недостатки.
В некоторых случаях покупатель уверен, что исправить недостатки не представляется возможным. Тогда допускается оформление одностороннего отказа от исполнения условий соглашения.
Новшества при приемке товара по 44-ФЗ в 2020 году
С начала 2020 г. в ЕИС появилась функция для создания, подписания в электронной форме документов о приеме ТРУ, что значительно упрощает порядок приемки товара по 44-ФЗ. В письмах казначейства и ФНС № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126@ от 18.12.2019 г. дается пояснение, согласно которому такие документы, подписанные посредством электронной подписи на данном портале, имеют равную силу с бумажной документацией, скрепленной подписями сторон.
Для осуществления оборота документов через ЕИС без использования бумажного носителя необходимо дополнить проект соглашения следующими условиями:
- возможность оформлять и обмениваться документами в электронной форме с электронной подписью в ЕИС;
- использование в качестве первичных учетных документов, сопровождающих товары, универсальных передаточных документов (счета-фактуры) и корректировочных документов к ним.
Важно, чтобы стороны соглашения договорились об обмене документацией в электронной форме на базе ЕИС. Чтобы создавать, подписывать через ЕИС универсальные передаточные документы и счета-фактуры (в том числе корректировочные), используют личный кабинет. Для этого:
- В реестре контрактов находят нужный контракт с пометкой «Исполнение».
- Далее выбирают пункт контекстного меню «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
В личном кабинете исполнителя отразится контракт, при этом появится возможность создавать электронные документы о передаче продукции, чтобы соблюсти установленный порядок приемки товара по 44-ФЗ.
Если контракт подписан до 2020 года, вы также можете воспользоваться новыми функциями ЕИС. Для этого по условиям соглашения первичным учетным документом должен считаться универсальный передаточный документ (счет-фактура). Главное, чтобы оба участника соглашения согласились на электронный документооборот.
18.10.2019 г. на сайте проектов нормативных актов был опубликован проект приказа Казначейства, утверждающий формы, порядок подтверждения поставки ТРУ, передачи сведений о недостатках, подтверждения их устранения в рамках централизованных закупок ПО для ведения бюджетного учета.
При централизованных закупках на определение даты поставки дается не более пяти рабочих дней после подписания госконтракта. Либо это может быть сделано за пять рабочих дней и более до поставки, согласованной в порядке, зафиксированном в соглашении. Для этого необходимо направить уведомление с подписью уполномоченного должностного лица Казначейства.
Если при проведении централизованных закупок недостатки не выявлены, у федеральных органов исполнительной власти, а также подведомственных им федеральных казенных учреждений есть 5 рабочих дней с даты поставки ТРУ либо завершения отдельного этапа работ, чтобы направить подтверждение в Казначейство.
Если же недостатки присутствуют, то указанные выше государственные учреждения передают в Казначейство сведения в течение пяти рабочих дней после выявления проблемы.
Казначейство, в свою очередь, сообщает органам исполнительной власти федерального уровня, подведомственным им федеральным казенным учреждениям об устранении проблемы по поставке ТРУ в централизованных закупках. Для этого используется уведомление с подписью уполномоченного сотрудника Казначейства, причем документ направляется в течение максимум пяти рабочих дней после устранения недостатков.
